Unidad de correspondenci1

Unidad de correspondencia

 

 

 

 

 

 

 

 

Es la única dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos. Tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normatización de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos por parte de la gestión documental.

Las unidades de correspondencia deberán contar con el personal suficiente y debidamente capacitado, lo mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico y cualquier otro tipo de tecnología que se implemente para el manejo de estas, de modo que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y garanticen el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

 

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
 

 

 

 

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.

 

 

 

 

FUNCIONES DEL MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia.

 

 

 

Comunicaciones oficiales

 

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Se consideran comunicaciones oficiales todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado, que sean recibidas, enviadas y radicadas.

 

 

 

 

TABLA DE RETENCION  DOCUMENTAL

 

 

Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

 

 

 

 

PASOS

 

Entidad productora: nombre de la razón social

Nombre de la razón social: nombre de la unidad administrativa

Código: Identifica a las unidades productoras de documentos

Serie:

Retención: plazo en el que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o central,

Archivo de gestión: se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados

Archivo central: Se agrupan los documentos trasladados por el archivo de gestión.

Disposición final: Resultado de la valoración con miras a selección microfilmación:

Conservación total: Se aplica a documentos que tienen valor permanente

Eliminación: se destruyen los documentos que han perdido su valor

Selección: se determina la conservación parcial de la documentación

Microfilmación: Permite fotografiar los documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

Procedimientos: Procesos aplicados

 

 

 

 

 

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

 

 

 

El manual de archivo y correspondencia es un soporte que recopila pautas y procedimientos que se puede hacer y que se tiene que ejercer en la comunicación escrita para que las decisiones que en él se determinen tengan legitimidad y aceptación por la entidad a cargo. Por lo tanto debe reunir ciertas características generales para que su lectura y comprensión se faciliten y no cree dualidad en la aplicación de la normatividad que en él se describe. Este documento debe ser un soporte legal o en un segundo plano como una circular para las entidades encargadas de esto. Este documento debe ser claro, especificar al momento de ser investigados por todos los funcionarios o personas en particular. Este documento debe ser para todo el público sin ningún tipo de excepción. Como tal se ha dicho es un documento del que todos en general deben saber ya que este, debe estar al servicio de toda la entidad en general ya que el uso no es privativo por ninguna de las correspondencias u oficinas encargadas de este.

 

 

Diferencia de archivo Y CORRESPONDENCIA

 

La diferencia entre archivo y correspondencia consiste en que el archivo se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia y lo que hace la correspondencia es recibir y enviar documentos de suma importancia tanto a persona natural como al archivo cuando estos documentos son de .esta dependencia.

Conjunto de Documentos,, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión

Independencia de las informaciones respecto de los programas

La información almacenada es permanente

Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos

Gran capacidad de almacenamiento.

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

 

 

PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

 

INTRODUCCIÓN:

en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante si.

Objetivos: Se resumen los fines que persigue el Manual (generales y/o específicos)
Estructura Orgánica de la Entidad: En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.

Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones externas: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación,.

Definición de concepto Correspondencia y sus clasificaciones: institucional, personal Confidencial.

Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

Información sobre los niveles jerárquicos con autorización para la firma de los documentos.
Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.